以往，企業要安排并組織好一場會議，常常需要花費大量的精力，其中包含參會人員的時間協調，會場安排、人員通知以及會議中的秩序管理、會后資料留存整理等多個環節，不僅耗時而且費力。

尤其是當一些重要工作或報告需要進行遠程會議時，需要硬件及軟件的雙重支撐，會議組織比較困難。

隨著互聯網技術的迅猛發展，云計算技術的成熟應用，企業在搭建遠程視頻通信平臺時，可以基于視頻會議系統，將線下會議室和線上虛擬會議室相結合，最大程度上提高會議組織和管理能力。

相比傳統會議而言，一個完備的視頻會議系統不僅有助于實現企業內部的高效性，還能夠滿足不同規格的會議組織。

對于規模較小的企業內部溝通，或是只需要5人左右參與的會議，一般不會耗費過多的時間和精力，企業內部組織就可以解決。

但若是涉及到異地溝通，企業大多會采用微信等一些即時通信工具召開視頻會議，雖然方便，但是缺點在于會議文件無法進行共享，噪音大等。

優因云視頻會議為這類小規模會議提供了便利，參會人員只需要通過手機或電腦等入會，不僅音視頻質量更高，還可以實現屏幕及文件共享，大大提高工作效率。

但若是三五十人左右的項目會議，由于涉及到的參會人數相對較多，會議管理難度也相對提升。

借助云視頻會議，會議主持人可以通過靜音、舉手發言等一些設置操作，使得整體會議工作和發言管理更為輕松。

相比在傳統會議中，需要主持人不斷在會中進行有效的調控發言要方便很多。

對于上百人左右的遠程會議，調控和管理會更加困難，而且為了保證會議質量，通常會對音視頻輸出效果等一些會場配置要求比較高。

利用云視頻會議組織大型會議時，會議組織者可以實時把控會議后臺，監測參會人員的數據接入情況是否正常，實時跟進并切換發言者。

而且云視頻會議可以滿足多地終端接入，在音視頻等硬件配備上也更加完善，保證會議有更直觀更清晰更高質量的音視頻效果。