視頻會議室的設計是影響視頻會議效果的重要因素之一，包括會場設備、會場布局、會場環境等。會議室的設計涉及的內容非常廣泛，限于篇幅，我們上面僅列出部分因素及建議。

視頻會議會場設備包括攝像機、電視機、話筒以及音響系統等具體的視音頻信號輸入、輸出設備。結合不同的會場布局和裝修條件，這些設備在配置之上都應該有所差異，才能真正保證會議效果。比如，會場的擴聲系統必須與會場布局進行很好的配合才能真正保證其效果，專業的擴聲系統設計依賴于復雜的聲場測試與反復調試過程。

視頻會議會場布局包括總體設計、會場面積、會場裝修等：。

1）會場的總體設計要能逼真地反映現場人物和景物，使與會者有臨場感，以達到視覺與語言信息交流的良好效果，會議室之中傳送的圖像包括人物、景象、圖表、文字等，應當清晰可辨。

2）會場的面積建議按平均每人2.2平方米計算。

3）為了防止顏色對人物攝像產生的“奪光”及“反光”效應，故背景墻應具有均勻的淺顏色，通常多采用米色或灰色，以使攝像機鏡頭光圈設置合適，而房間的其他三面墻壁、地板、天花板等均忌用黑或鮮艷色彩的飽和色，通常采用淺藍色、淺灰色等，每面墻都不適宜用復雜的圖案話或掛復雜的畫幅，以免攝像機移動或變焦時圖像產生模糊現象，并增加編碼開銷。

4）會議桌布置采用排式。為減少面部陰影，要求采用淺色桌面或桌布，在麥克風和桌面間最好加一層軟性材料，以免造成敲擊桌面時造成太大的響動。

5）盡量采用舒適的椅子，同時椅子不要裝小腳輪，限制移動，以防止離開鏡頭。

6）為了保證聲絕緣，地上應鋪上地毯，天花板應裝消音板，四周墻壁應裝隔音毯，窗子應安裝雙層玻璃，桌子鋪上桌布。

7）燈光照度是視頻會議會議室的一個基本的必要條件，由于電視會議召開時間具有隨機性，故室之內應用人工冷光源避免自然光。會議室的門窗需用深色窗簾遮擋。光源對人眼視覺無不良影響。選擇三基色燈(色溫3500K)較為適宜。

視頻會議會場環境包括室內環境和周圍環境：。

1）會議室之內應安裝空調，以創造穩定的溫度、濕度環境，空調的噪聲應該比較低，如室內空調噪聲過大，就會大大影響該會場的音頻效果。會議室之內空氣應流通。

2）會議室應設置在遠離外界嘈雜、喧嘩的位置。會議室的設置應符合防止泄密，便于使用和盡量減少外來噪聲干擾的要求。