對于大部分企業而言，視頻會議系統的建設是一項不小的投資。因此，如何充分發揮建成后的系統在異地協作和多方交流方面的優勢，讓企業快速獲得應有的投資回報，是在系統前期規劃時就必須考慮的問題。

視頻會議必備的三個基本功能：第一是圖像的采集與顯示，第二是聲音的采集與播放，第三是數據協作功能。

圖像的采集主要通過數字攝像頭或模擬攝像機來實現，如果要達到高質量的圖像效果，必須具備高像素的CCD采集設備，并且加裝視頻采集卡，以實現A/D(模數)的轉換。

聲音的采集與播放可用全向麥，具備回音消除與降噪功能，可多人發言，并能聽到對方的講話。 可以自動適應各 種會議環境、為與會者提供高保真、清晰的聲音。

在會議協作方面，云視頻會議具有卓越的表現，業內操作最多的電子白板（多達39種）功能，能快速打開所有常用文 檔格式，支持靈活的數據共享方式，程序和屏幕共享、多媒體協同瀏覽和播放功能，實用的在線投票和分模塊錄制功 能，將大大提高數據協作的便捷性和可用性。