遠程視頻會議系統使用方式主要分三種：自建硬件視頻會議、自建軟件視頻會議、租用式視頻會議。

以往傳統自建型視頻會議主要應用在政府和央企（如電信、金融）等機構。據調研，傳統視頻會議在企業中的普及率僅占到3‰，主要因其高額的建設成本。

一套傳統高端視頻會議系統的花費大約在50萬美元，低端視頻會議設備價格則在8000美元到3.5萬美元之間，還有專線網絡的改造搭建，每年還須為服務器帶寬、系統維護、人員定編等支付幾萬到幾十萬的費用。

從設備購買到專網改建、以及常年維護，即花錢且花精力，且固定在特定會議室，臨時會議及出差在外人員的入會需求得不到滿足，緊急狀況得不到更快速的響應。

如果采用租用模式，每年的服務費甚至少于自建系統所需的帶寬費用，也不需要像傳統自建型視頻會議那般，開個會都隨時需要專業IT人員實時保障維護，而且能時刻享受本地專業化的技術支持與協作服務。

所以，企業采用視頻會議租用方式，除了經濟花費是考慮因素之外，更重要的原因是可以讓企業更加省力、專業、靈活地使用視頻會議系統。