隨著經濟全球化進程不斷推進，國際間交往也變得越來越密切，企事業單位的會議交流與溝通機會不斷增多。提到會議，我們首先想到的是傳統的會議，傳統的會議通常采用的是集中式的會議，會議需要確定具體的時間和地點，還根據會議室的大小來進行人數的安排，因此傳統的會議需要確定“時間、地點、人物”三要素才能進行相應的會議。

隨著的不斷科技的發展，視頻會議軟件的出現，徹底打破了傳統會議的“時間、地點、人物”這三要素的問題，也可以人不同地區會議達到不論何時、何地、何人都能第一時間參加。

視頻會議軟件屬于視頻會議系統中的一種，而電視電話會議是視頻會議系統的前身，電視電話會議顧名思義，主要是通過電話來進行交流和溝通，但它缺少面對面的圖像溝通，視頻會議系統的出現，音、視頻、數據三要素成為視頻會議系統溝通的主要方式。

視頻會議系統主要能分為純硬件視頻會議系統以及純軟件視頻會議系統、軟硬件結合的視頻會議系統。因為純硬件視頻會議或者軟硬結合的視頻會議系統通常都是固定在某個地點，而純軟件視頻會議系統能夠安裝到不同的終端，包括PC或者移動終端。所以視頻會議軟件有更好的移動性，能夠使異地會議達到何時、何地、何人都能進行正常的溝通交流。

使用網絡視頻會議軟件進行不同地區的會議，不僅能聽到發言者的聲音，還能清晰看到發言者的動作、表情及會場的其他圖像細節，給與會者帶來真實的觀感。

視頻會議軟件附帶有數據協同功能，例如電子白板，通過電子白板，能觀看操作者的手寫板書;文檔共享，能使和會者實時看到共享發言人打開的文檔;屏幕共享，可以讓發言人的屏幕圖像傳輸到每個與會者;流媒體播放，讓所有的與會者同時播放相應的流媒體影片。

所以視頻會議軟件不但方便企業隨時召開內部會議、技術交流，而且還幫助企業解決異地招聘、異地培訓、等問題。視頻會議軟件使異地溝通變得更方便和高效，從而會深刻地影響企業的運行模式、縮短決策時間、同時提升組織內部的協同力與競爭力。

綜上所述，視頻會議軟件的功能特點決定其實現不論何時、何地、何人都能夠即時參加異地會議的美好愿望。而視頻會議軟件并不局限在企業中使用，也廣泛運用于各大行業，對于教育機構來講，能夠將不同區域的學生和教師通過視頻會議軟件進行連接與結合，共同觀看實時的課堂音視頻及互動教學。通過視頻會議軟件，大大縮近了各個地區的人與人之間溝通的距離，成為異地溝通交流的科技神器。