協同辦公是每一位員工最必不可缺的技能，在混合勞動力時代，一項工作需要去聯絡協助的人，可能坐在隔壁工位，可能在附近的樓中，也可能是在其他城市或者別的國家中。協同辦公的方式也有很多種，像是電話溝通、出差交流、以及現在應用較多的視頻會議。

不同的方式對應著不同的需求，無論是領導還是員工都應該不斷的提升和調整溝通協作的技能。為了更好的應對當下面對面與遠程混合的協同工作，以下幾個方法可以盡可能的協調遠程辦公員工與辦公室工作員工之間的距離感，創造一個更好的辦公環境。

制定好會議規則

預先制定會議規則的視頻會議，效率要比盲目討論高很多。預留好全部參會人發言的時間，安排能夠推動會議順利進行的會議機制。防止交流的會議成為單方面的講座，只有一人或是部分人發表了觀點而其他人無效參會的局面。

線上參會的人可以通過使用畫廊模式來平等的展示每一位參會人的面貌，從而來確保每一位遠程入會者在會中的存在感與參與度。

會議室大于工位

在與線上的同事協同辦公時，同一房間的人們選擇會議室的效率要大于分散在各自工位上的效率。在會議室中，員工使用的是同一個攝像頭，而不是分別入會，遠程入會的同事也可以更清楚的看到會議室中的情況。

人們的交流不止于語言和文字，還包括很多非語言、非文字類型的交流，例如眼神交流、肢體動作等等，利用會議室的空間來讓線下的員工更專注于交流，讓遠程參與者也能更清楚、更快的了解線下的同事。

增加會中的交流方式

視頻會議不僅可以使用語言交流，還可以使用會中聊天、會中表情等方式來進行文字交流與符號交流，以及處在同一會議室中的員工之間，會有肢體動作表達以及更直接的眼神接觸。這些交流方式都能幫助理解會中內容，也可以及時發現參會人是否對會議議題有任何不理解，促進進一步交流。

在不影響會議議程前提下，要適當允許會中聊天來緩解會議氣氛，聊天也能夠促進員工之間的彼此了解，交流共享資源，為工作增添一絲樂趣。

視頻會議不止會議

公司應定期使用視頻會議組織線上+線下的活動、培訓來給予員工一定的社交時間，通過創建這樣的線上聚會，讓員工之間彼此了解，社交時間是人與人長期相處的必須成本，一個關系融洽氛圍良好的團隊，會有更強烈的集體感和認同感。

創新的使用視頻會議，不僅可以大大的提高線上+線下協同辦公的效率，還可以為團隊帶來更輕松、更愉悅的工作體驗。