傳統(tǒng)的辦公室通常會(huì)有這樣一些要素：電話、傳真、電子郵件等。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，視頻會(huì)議越來(lái)越受到企業(yè)的歡迎。視頻會(huì)議可以結(jié)合傳統(tǒng)的聲音、圖片、文字等讓用戶在視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)之上感受到視頻會(huì)議的享受。

視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用，可以給與會(huì)者一種身臨其境的感覺(jué)，減少員工出差的頻率。與傳統(tǒng)的電話、傳真、電子郵件等相比，能提供適當(dāng)?shù)恼鎸?shí)性，保證會(huì)議的效果和質(zhì)量，這是現(xiàn)代企業(yè)辦公所追求的。要說(shuō)企業(yè)為什么需要構(gòu)建視頻會(huì)議系統(tǒng)，可以從下列三個(gè)方面入手：

1、節(jié)約成本

這是視頻會(huì)議的一個(gè)眾所周知的優(yōu)勢(shì)，這主要是針對(duì)一些連鎖企業(yè)和分支機(jī)構(gòu)。在這樣一種企業(yè)之中，由于與總部、分公司開(kāi)展業(yè)務(wù)交流和工作調(diào)研的時(shí)間較短，因此不可避免地要經(jīng)常出差參加會(huì)議。

當(dāng)企業(yè)需要?jiǎng)×议_(kāi)會(huì)和遠(yuǎn)程培訓(xùn)新人的時(shí)候，劇烈出差是一件非常便宜的事情。不僅在路上會(huì)花掉珍貴的時(shí)間，出差的費(fèi)用也不難，對(duì)于出差人員也是一件很艱辛的事。

如果使用遠(yuǎn)程會(huì)議的話就不存在這樣的問(wèn)題了，兩個(gè)或兩個(gè)超過(guò)的地方使用遠(yuǎn)程視頻會(huì)議進(jìn)行企業(yè)通信，那就節(jié)省了時(shí)間，節(jié)省了大量的開(kāi)支，與會(huì)者也不用艱辛的跑，打開(kāi)視頻會(huì)議系統(tǒng)是一個(gè)直觀的三連勝的事情。

2、提高會(huì)議質(zhì)量

通過(guò)大量的實(shí)驗(yàn)，視頻會(huì)議比傳統(tǒng)會(huì)議具有更糟糕的效率和更欠佳的效果。由于視頻會(huì)議預(yù)先設(shè)置了參與者的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，當(dāng)有人在接電話或打電話時(shí)，在會(huì)議前夕或會(huì)之后都不會(huì)有與會(huì)者的討論，也不會(huì)有閑聊，所以視頻會(huì)議現(xiàn)在被商界稱(chēng)為一種更杰出的溝通方式。

3、在商務(wù)談判之中顯得更專(zhuān)科

使用視頻會(huì)議進(jìn)行商務(wù)談判是一件非常高檔的事情，尤其是當(dāng)客戶自己擁有一套視頻會(huì)議系統(tǒng)的時(shí)候，兩地間只有視頻對(duì)話才能達(dá)成共識(shí)。這個(gè)過(guò)程之中，視頻會(huì)議起到了專(zhuān)業(yè)化的作用。而且一個(gè)企業(yè)安裝了視頻會(huì)議系統(tǒng)會(huì)給人一種高端大氣上檔次的感覺(jué)。