視頻會議系統主要用以服務視頻會議，通過現有的網絡和多媒體設備，將圖像、語音、文件等資料進行實時分享、交流和溝通，以此打破空間上的限制。

視頻會議系統具有實時、真實、高效等特征，被廣泛應用于金融、能源、教育、醫療等眾多領域，以及處理突發的緊急事件上。

具體來說，視頻會議系統在企業管理上的應用主要有三個方面，即遠程會議、遠程員工培訓、會議錄像與點播。其中，遠程會議普及率最高，具有節省管理成本、提高管理效率等優勢;遠程員工培訓旨在減少培訓開支，提高培訓頻率及效率，完善企業的人才培養機制;遠程會議和培訓的內容還可同步到企業內部網絡，便于企業員工點播下載。

目前，視頻會議系統主要分為兩大類，一類是基于硬件的視頻會議系統，另一類是基于軟件的視頻會議系統。

基于硬件的視頻會議系統一般稱為硬件視頻會議，是通過專用的硬件設備終端實現遠程視頻會議的一種形式。其設備包括桌面終端、攝像頭、顯示設備、全向麥克風等，因此不需要再配備電腦、服務器等。

硬件視頻會議優勢相當明顯，如集成度高、安全性高、穩定性高、操作方便、輔助設備成本低等。但由于要由廠商獨立開發，整體成本相當高昂，難以實現大規模部署。

基于軟件的視頻會議系統，則借助高性能計算機與網絡服務器，利用互聯網技術實現實時視頻傳輸。其擁有費用低廉、使用靈活方便、產品升級維護容易等特點，成為當前視頻會議中的主流。不過，相比硬件視頻會議，軟件視頻會議的穩定性和視頻質量較低。

總體來說，隨著硬件不斷升級和網絡技術成熟，基于硬件的視頻會議系統未來發展會優于軟件視頻會議，前景更廣闊。對硬件廠商而言，則會將軟件技術帶入到硬件中，以參與軟件市場競爭。屆時，視頻會議系統會出現硬件與軟件統一的趨勢，并向靈活易用、家用化、小型化等方向發展。