會議室是公司開展遠程視頻會議交流的重要地點，會議室設計的好壞對整個會議過程都會產生很大的影響，尤其是搭建需要硬件視頻會議終端的視頻會議系統，對會議室設計的要求非常高，會議室在設計上的缺陷，極有可能造成整個視頻會議過程中參會者積極性大大降低，昂貴的視頻會議硬件設備也無法發揮其應有的價值。而良好的會議室設計應當能提升參會者的積極性、提高遠程溝通協作的效率。

那么我們應該如何設計“視頻會議室”?

1、認真考慮攝像頭和麥克風的位置。

設計布局要讓所有用戶都可以出現在鏡頭內，并可以被清晰地聽見。考慮采用多屏幕布局，讓用戶可以同時看見對方和分享的內容，確保人們可以隨意走動卻不偏離鏡頭，也不會打斷互動的進程。

2、創建讓人們在小組合作和私密工作之間自由轉換的分區空間。

協作團隊中的員工在一天當中要不斷地在這些模式之間來回切換。房間里的玻璃墻既能隔音又能讓人保持視覺接觸。緊挨著團隊空間的固定工作位，讓團隊成員無需離開就能暫時抽身。

3、設計確保可以隨意活動并且經常變換姿勢的環境，讓員工保持體力充沛、全情投入。

高腳椅高度的桌子鼓勵人們站著工作，且不偏離鏡頭;或者作為轉換空間，讓人準備回到會議中去。帶有視頻會議的休息區設計是鼓勵活動和休閑的另一中有效途徑。

4、充分考慮與會雙方的體驗。

為所有地區提供相似的視頻會議環境，配備相同規格的工具和技術控制。配備足夠的白板和垂直介面展示傳統的書面內容和數字信息，幫助分布式團隊分享共識。

5、思考空間能如何幫助人們建立信任。

例如，在團隊房間之外，設置一個始終保持聯通的“蟲洞”(wormhole)即時視頻系統——仿佛一扇窗戶，可以隨時打開——無無論人們進進出出，隨時進行對話。

6、考慮不同規模的團隊會采取不同視頻會議形式進行交流。

無論是1對1、兩兩合作、還是分工協作，這些工作模式和整個團隊坐在一起的合作一樣的重要。盡可能在空間里多設置一些選擇——例如，毗鄰團隊空間的視頻會議亭、位與其中的私密角落、甚至是移動解決方案——充分利用辦公室地產資源，鼓勵使用各類科技設備。