視頻會議的早期發展階段，大家關注的是可以看見并聽見對方。而現在呢，實時分享內容，才是關鍵。分散式團隊需要對各種數字和傳統畫面形式的內容進行分享和互動。事實上，在分散式協作的環境中，內容即時分享在一個視頻會議體驗中至少占到50%。

有時候視頻會議的效果不盡如人意，其原因在于許多企業沒有意識到對空間和視頻體驗進行設計的必要性——模擬出大家“共處一室”的工作體驗。中目視頻會議創始人指出：會議室是視頻會議最常發生的環境(79%)。

然而，典型的會議室里通常擺放了長桌，讓人際互動變得困難重重，并非視頻會議的理想之所。人們在長桌邊上只能正襟危坐，無法讓每個人都集中出現在鏡頭內。通常情況下，會議室里只有一個屏幕，讓數字內容分享變得困難，聲音接入也因位置遠近變得不平均。

此外，受限于攝像頭角度和有限的空間大小，當有人站起來或隨意走動時，這些行為對會議進行都是具有干擾性的。

員工在視頻界面上的呈現也是應用技術上的一大難題，糟糕的光線和攝像角度讓一些人對開視頻會議充滿了擔憂。

據國外知名辦公家具龍頭企業Steelcase的研究指出，58%的員工覺得自己在鏡頭前顯得蒼白疲憊，這并非虛榮心作祟，而是一種視覺干擾;72%的人會一邊開會，一邊留意自己在鏡頭里的形象，這不僅會分散他們開會的注意力，也讓他們在鏡頭里看上去不自然，對會議的投入程度造成影響。

據Steelcase研究員Ritu Rajaj所說：如果視頻會議環境的設計不夠人性化，人在鏡頭里會看上去不自然。Ritu對一部分頻繁使用視頻工具的團隊成員進行了研究。

“我們發現人們在視頻會議中往往表現得過于生硬或拘謹。他們正襟危坐，仿佛自己是新聞播報員，并且不敢有多余的肢體活動，”她解釋道。

研究人員還指出，人們在視頻會議中很難做到目光接觸，因為他們會不自覺地看著屏幕，而不是攝像頭。如果攝像頭的角度沒有得到精確調試，會讓你覺得鏡頭里的人們沒有看著你。

很多視頻會議室的布局，都是為了滿足人們坐著開會的習慣，因此與會者為了不跑出鏡頭，就不能在房間里隨意走動，也因此讓他們在白板上書畫或做筆記，變得不切實際。

在設計會議室的過程中，其中一個挑戰便是意識到采取不同形式的協作，也需要使用不同設計的空間。為了創造良好的視頻會議體驗，企業需要針對以下三種形式的協作進行思考。

信息型協作

分享信息、協調任務。它的會議時間通常較短——30分種到1個小時，目的在于讓團隊成員都了解項目最新動態。在這種協作形式中，看見并聽見彼此和即時分享內容同樣關鍵。

評估型協作

對各個項目選項進行反復斟酌并做出決定，這種協作形式需要團隊成員能對多種內容進行評估，并進行民主且熱烈的討論與爭辯。

生產型協作

結合知識、解決問題和創新。這個過程通常會花費幾天甚至數個月的時間。作為最復雜的一種協作形式，它需要非常全面的設計解決方案，便于人們建立信任、舒適互動，在別人的想法上繼續舔磚加瓦。此外，這個解決方案還需要讓人在房間里能隨意走動舒展，以便在接下來更長的時間內保持全身心投入的狀態。